DASETWAS Fleet Management

DASETWAS ist eine innovative Lösung für Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter Zugriff auf einen Maschinenpark, Werkzeuge oder andere bewegliche Güter haben, die beim Kunden, im Außendienst, auf der Baustelle oder Hausintern zum Einsatz kommen. Die Inventarisierungssoftware verschafft Ihnen und Ihren Mitarbeitern einen perfekten Überblick über dieses Inventar – und gibt Ihnen die Möglichkeit, schneller zu arbeiten, Kunden noch besser zufriedenzustellen und Kosten für Wartungen oder Reparaturen zu senken.

Weboberfläche

Allgemein

Die Weboberfläche ist über FIRMENDOMAIN.dasetwas.de erreichbar.

Über die Weboberfläche kann das Inventar, Reservierungen, Eigentümer, Status, Wartungseinträge,... verwaltet werden.

Benutzer, Besitzer Typen und Besitzer

dasetwas unterscheidet zwischen Benutzern und Besitzern.

Benutzer sind Benutzerkonten, die es ermöglichen sich an der Verwaltungsoberfläche bzw. in der Mobilen App (per API-Key) anzumelden.

Besitzer sind Personen, Schränke oder Räume die Inventargegenstände besitzen können.

Besitzer und Benutzer lassen sich miteinander verknüpfen.

Zur Information

Ein Benutzer kann aber muss nicht zwingend ein Besitzer sein. Eine Besitzer (Person) ist immer ein Benutzer. Bei Lagerorten (Räume, Schränke,...) besteht diese Pflicht nicht.

Inventar Gruppen

Für die bessere Übersichtlichkeit, besteht die Möglichkeit, Inventar in Inventar Gruppen zusammen zu fassen.

Zum Anlegen einer Inventar Gruppe ist die Funktion „Inventar Gruppe erstellen" aufzurufen.

Die Zuweisung des Inventars zu einer Gruppe erfolgt über das Inventar.

Inventar Sets

Inventarsets unterscheiden sich grundlegend zu den Inventar Gruppen.

Inventar Sets sind eine Zusammenstellung an Inventar Komponenten die meistens zusammen verwendet werden bzw. nur als Set sinnvoll nutzbar sind. Inventar Sets können beim Reservieren dazu verwendet werden um alle Komponenten innerhalb eines Sets, lediglich durch angabe der Set ID zu reservieren.

Mittels Menüpunkt „Inventar Sets" in der Sektion Inventar können vorhandene Inventar Sets eingesehen bzw. angelegt werden.

Zum Erstellen eine Inventar sets ist die Funktion „Inventar Set erstellen" zu verwenden.

Um ein Inventar Set zu erstellen, ist lediglich ein Kurzname erforderlich. Die Beschreibung ist optional.

Nach der Anlage des Inventar Sets, müssen dem Set die gewünschten Komponenten zugewiesen werden.

Hierzu ist das Entsprechende Set im lesen Modus aufzurufen. Dies erfolgt über einen Klick auf die Set ID oder alternativ über das Augen Symbol.

Zum Hinzufügen einer Komponente, ist in der Sektion „Set Komponenten" die Funktion „Set Komponenten erstellen" aufzurufen.

Im nun erscheinenden Dialog muss lediglich das Inventar ausgewählt werden, welches zu dem Set hinzugefügt werden soll.

Sollen weitere Komponenten hinzugefügt werden, ist für die schnellere Eingabe der Button „Erstellen & Weitere(n) hinzufügen" zu verwenden.

Soll nach der aktuellen Komponente keine weitere Komponente hinzugefügt werden, kann das hinzufügen von Komponenten über den Button „Set Komponente erstellen" abgeschlossen werden.

Inventar Zustände

Jedes Inventar hat einen definierten Zustand.

Standardmäßig sind folgende Zustände vordefiniert:

• OK
• Zu Prüfen
• Defekt
• In Wartung
• Unvollständig

Vordefinierte Status nicht löschen!

Die vordefinierten Status dürfen nicht gelöscht werden. Farbänderungen sind jedoch zulässig. Die vordefinierten Status werden unteranderem für das Dashboard verwendet.

Mittels des Menüpunkts „Inventar Zustände" in der Sektion Einrichtung können bestehende Zustände eingesehen bzw. neue angelegt werden.

Um einen neuen Zustand anzulegen sind folgende Felder erforderlich:

• Kurzname: Name des Zustandes (bitte kurz halten)
• Farbe: Wird für die Anzeige auf dem Dashboard verwendet
• Beschreibung: (optional)

Tags

Tags sind meist Aufkleber die einen QR Code aufgedrukt haben oder einen NFC Chip enthalten. Mittels dieser Tags kann das Inventar, ein Lagerort oder eine Person per Mobil oder Desktop App Identifiziert werden.

Je nach verwendetem Etikett gibt es auch kombinationen, ein NFC Etikett mit aufgedrukten QR-Code.

DASETWAS ist bereits technisch so aufgebaut, dass auch andere Tag-Arten hinzugefügt werden können.

Tag Arten

Mittels des Menüpunkts „Tag Arten“ können bestehende Tag Arten eingesegen bzw. neue Arten erstellt werden.

Wartungsarten

DASETWAS bietet die Möglichkeit, Wartungsarbeiten direkt am Inventar zu dokumentieren.

Oftmals werden an ein und dem selben Inventar verschiedene Wartungen durchgeführt.

Um die verschiedenen Wartungsarten dokumentieren zu können, sind diese unter dem Menüpunkt Wartungsarten in der Sektion Einrichtung zu hinterlegen.

Zum Erstellen einer neuen Wartungsart ist die Funktion „Wartungsart erstellen" aufzurufen.

Inventar

Das Inventar ist über den Menüpunkt Inventar in der Sektion Inventar verwaltbar.

Die Informationen sind in mehrere Sektionen unterteilt.

Diese sind:

• Allgemein
• Rückverfolgungsinformationen
• Leasing Informationen
• Prüfungen

Nach der Anlage stehen im lese Modus noch folgende Sektionen zur Verfügung:

• Wartungseinträge
• Reservierungen
• Status Log

Tip zur Einrichtung

Das Inventar verwendet alle Einrichtungsinformationen, wie z.B. Tags, Gruppen,... Es empfiehlt sich daher erst die Einrichtung entsprechend der Chronologie dieser Dokumentation durchzuführen, bevor mit der Anlage von Inventar begonnen wird.

Mittels Funktion „Inventar erstellen" kann ein neues Inventar erstellt werden.

Allgemein

In der Sektion „Allgemein" sind die grundlegenden Eigenschaftsfelder des Inventar.

Folgende Felder stehen hierfür zur Verfügung:

• Kurzname*: Anzeigename des Inventars
• Beschreibung: Möglichst kurze Beschreibung ergänzend zum Kurznamen
• gesperrt: Gibt an ob das Inventar gesperrt ist
• Image: Bild des Inventar
• Kaufdatum: Kaufdatum laut Rechnung/Beleg (ggf. für Garantieauswertungen relevant)
• Status*: gibt den aktuellen Zustand des Inventar an
• Inventargruppe: Inventare können zur besseren Verwaltung einer Inventargruppe zugeordnet werden
• Warenwirtschaft Inventarnr.: Sollte das Inventar z.B. in einem ERP System erfasst sein, kann hier die entsprechende Inventarnr. hinterlegt werden
• Seriennr.: Seriennr. des Inventars
• Hersteller: Hersteller des Inventars

* Pflichtfeld

Rückverfolgungsinformationen

Die Rückverfolgungsinformationen dienen dazu um ein Inventar via Mobil bzw. Desktop App zu identifizieren.

Folgende Felder stehen hierfür zur Verfügung:

• Tag: Verknüpft das Inventar mit einem Tag
• Besitzer: Gibt an wer aktuell der Besitzer des Inventars ist, es empfiehlt sich hier bei der Anlage den Lagerungsort anzugeben. Diese Information wird bei einem Besitzerwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.
• Letzter Scann Breitengrad: Sollte in der Mobilen App die Protokollierung von GPS Daten der Übergabeorte aktiviert sein, wird hier der entsprechende letzte Breitengrad dokumentiert. Bei der Anlage kann hier z.B. der Lagerungsort angegeben werden. Diese Information wird bei einem Standortwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.
• Letzter Scann Längengrad: Sollte in der Mobilen App die Protokollierung von GPS Daten der Übergabeorte aktiviert sein, wird hier der entsprechende letzte Längengrad dokumentiert. Bei der Anlage kann hier z.B. der Lagerungsort angegeben werden. Diese Information wird bei einem Standortwechsel im Status Log des Inventars dokumentiert.

Für einen besseren Arbeitsablauf besteht neben der Möglichkeit einen bereits erstellten Tag auszuwählen, die Möglichkeit über das + Symbol neben dem Tag Feld ein Tag direkt bei der Inventaranlage zu erstellen.

Der nachfolgende Dialog muss nach der Auswahl der gewünschten Optionen lediglich mit „Tag erstellen" quittiert werden.

Die erstellte Tag-ID wird anschließend direkt in das Inventar übernommen.

Leasing Informationen

Für Unternehmen die ein Großteil ihrer Geräte leasen sind das Start und Enddatum pro Gerät relevant. Diese können in der Sektion Leasing Informationen hinterlegt werden. Geräte mit ablaufenden Leasing werden u.a. auch in einer Dashboard Kachel angezeigt (sofern eingeblendet).

Prüfungen

Es gibt primär zwei Ansätze fällige Prüfungen abzubilden.

1. Mit Hilfe der Felder "Nächste technische Überprüfung" und "Nächste physische Überprüfung" in der Sektion Prüfungen

   Anzeige auf dem Dashboard

   Damit die fälligen Einträge auf dem Dashboard angezeigt werden, muss in der Benutzer Einrichtung die Option "Zeige 'Inventar mit fälliger technischer Prüfung' Kachel" und/oder "Zeige 'Inventar mit fälliger physischer Prüfung' Kachel" aktiviert sein.

2. Mit Hilfe von geplanten Wartungen

   Anzeige auf dem Dashboard

   Damit die fälligen Einträge auf dem Dashboard angezeigt werden, muss in der Benutzer Einrichtung die Option "Zeige 'geplante/fällige Wartungseinträge' Kachel" aktiviert sein.

• Technische Wartungsart* Hier ist die Wartungsart für die Technische Wartungen zu hinterlegen. Dieser Wert wird beim generieren von Technischen Wartungseinträgen als "Wartungsart" hinterlegt
• Intervall technische Wartung* Definiert den Wartungsinterval in der angegebenen Intervalleinheit "Intervalleinheit technische Wartung"
• Intervalleinheit technische Wartung* Mögliche Einheiten: Tage, Monate, Jahre
• Nächste technische Überprüfung Hier kann das Fälligkeitsdatum für die nächste technische Überprüfung hinterlegt werden
• Physische Wartungsart* Hier ist die Wartungsart für die Physische Wartungen zu hinterlegen. Dieser Wert wird beim generieren von Physischen Wartungseinträgen als "Wartungsart" hinterlegt
• Intervall physische Wartung* Definiert den Wartungsinterval in der angegebenen Intervalleinheit "Intervalleinheit physische Wartung"
• Intervalleinheit physische Wartung* Mögliche Einheiten: Tage, Monate, Jahre
• Nächste physische Überprüfung Hier kann das Fälligkeitsdatum für die nächste physische Überprüfung hinterlegt werden

geplante Wartungseinträge generieren

Um geplante Wartungseinträge generieren zu können müssen die Felder mit "*" zwingend hinterlegt werden.

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Bitte beachten

Nachfolgende Sektionen können erst nach dem initialen Speichern eingesehen bzw. bearbeitet werden. Hierzu ist das jeweilige Inventar im Lesemodus zu öffnen.

Der Lesemodus kann über einen Klick auf die Inventar-ID oder über das Augensymbol (weiter hinten in der jeweiligen Zeile) aufgerufen werden.

Wartungseinträge

In der Sektion Wartungseinträge können aktuelle, zukünftige und historische Wartungsaufgaben eingesehen bzw. hinterlegt werden. Für mehr Informationen zu Wartungseinträgen siehe Geplante Inventar Wartungen

Reservierungen

In der Sektion Reservierungen können, die aktuelle, zukünftige und historische Reservierungseinträge eingesehen bzw. hinterlegt werden.

Zudem besteht die Möglichkeit, direkt eine Reservierung für das aktuelle Inventar zu erstellen.

Status Log

In der Sektion Status Log werden folgende Änderungen festgehalten:

• Status
• Aktueller Benutzer
• Letzter Scann Breitengrad
• Letzter Scann Längengrad

Planung

Reservierungen

Über den Menüpunkt Reservierungen können aktuelle und historische Reservierungen eingesehen bzw. neue Reservierungen erstellt werden.

Grundsätzlich ist es möglich entweder ein einzelnes Inventar oder ein Inventar Set zu reservieren.

Zusätzlich werden folgende Informationen benötigt:

• Start Datum
• End Datum
• Reserviert von (muss nicht dem aktuellen Benutzer entsprechen)
• Erstellt von (wird mit dem aktuell angemeldeten Benutzer vorbelegt)
• Storniert (ist nur im Kontext einer späteren Bearbeitung/Stornierung sinnvoll)
• Anmerkung (optional)

Beim Speichern der Reservierung prüft das System ob bereits eine kollidierende Reservierung vorliegt.

Im Falle einer Set Reservierung werden alle Bestandteile eines Sets geprüft, da jede Komponente in einem Set auch einzeln reserviert werden kann.

Reservierungen als ics (Kalender) exportieren

Um z.B. in Outlook auf anstehende Wartungen hingewiesen zu werden, besteht die Möglichkeit, die Reservierungen als ics-Datei zu exportieren.

Die ist für einzelne Einträge über Aktion > "Ausgewählte Reservierungen als Kalender (.ics) exportieren" möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit über "..." > "Alle geplanten Reservierungen als Kalender (.ics) exportieren" alle bevorstehenden Reservierungen zu exportieren.

Geplante Inventar Wartungen

Über den Menüpunkt "Geplante Inventar Wartungen" können aktuelle und historische Wartungseinträge eingesehen bzw. neue Wartungseinträge erstellt werden.

Es können Wartungen mit und ohne Fälligkeit erstellt werden. Sie dienen zudem als Historie getätigter Wartungen.

• Inventarnr. Gibt das Inventar an für das eine (geplante) Wartung erstellt werden soll. Wir die Wartung direkt aus einem Inventar erstellt, wird dieses Feld vorbelegt.
• Eintragungsdatum Das Eintragungsdatum wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt.
• Fälligkeitsdatum Sollte es sich um eine geplante (in der Zukunft liegende) Wartung handeln, ist hier das Fälligkeitsdatum zu hinterlegen.
• Status Gibt den aktuellen Status des Wartungseintrages an. Mögliche Status sind: Geplant, Offen, In Bearbeitung, Bestanden, Durchgefallen, Abwarten und Abgebrochen
• Wartungsart
• Erstellt von
• Kurzbeschreibung
• Lange Beschreibung

Standard geplante Wartungseinträge generieren

Wartungseinträge als ics (Kalender) exportieren

Um z.B. in Outlook auf anstehende Wartungen hingewiesen zu werden, besteht die Möglichkeit, die Wartungseinträge als ics-Datei zu exportieren.

Die ist für einzelne Einträge über Aktion > "Ausgewählte Wartungen als Kalender (.ics) exportieren" möglich.

Zudem besteht die Möglichkeit über "..." > "Alle geplanten Wartungen als Kalender (.ics) exportieren" alle bevorstehenden Wartungseinträge zu exportieren.

Drucken von Inventaraufklebern / QR-Tags

DASETWAS bringt bei der Auslieferung ein Standardetikett für Inventar und Besitzer mit. Es ist für das Brother Endlosetikett 62mm optimiert. Es sind auch alle anderen Etikettengrößen realisierbar.

Um für ein oder mehrere Inventar(e) Etikett(en) zu drucken, sind die gewünschten Inventar(e) per Checkbox am Anfang der Zeile auszuwählen. Anschließen ist die Funktion Aktion > „QR-Code Etiketten drucken" auszuführen.

Der anschließend erscheinende Dialog ist mit „Drucken" zu quittieren.

Die Weboberfläche generiert nach dem Quittieren ein PDF mit dem ausgewählten Inventar.

Besitzer und Standorte

Besitzer

Bitte beachten

Bevor die eigentlichen Besitzer angelegt werden können, muss zuvor min. ein Besitzer Typ erstellt werden. Standardmäßig werden Systemseitig die Typen: Person, Raum und Schrank angelegt.

Über den Menüpunkt Besitzer und der Funktion „Besitzer erstellen" können neue Besitzer angelegt werden.

Die Felder sind wie folgt zu füllen:

• Vollständiger Name: Ist bei einer Person der Name der Person, bei Lagerorten entsprechend die Lagerortbezeichnung
• Besitzer Typ: Ist ein Auswahlfeld und Entspricht den zuvor angelegten Benutzer Typen
• Gehört zu Benutzer: Dieses Feld verbindet den Besitzer 1:1 mit einem Benutzer. Bei Personen ist dies zwingend erforderlich!
• Tag: Damit mittels Mobiler App, die Rückgabe an Lagerorte bzw. die Übernahme für einen anderen Benutzer erfolgen kann, muss hier ein Tag zugewiesen werden, über den die jeweilige Person oder Lagerort identifiziert werden kann.
• Adressfelder: Die Adressfelder dienen lediglich der Dokumentation und sind optional

Einrichtung

Besitzer Typen

Vordefinierte Besitzer Typen nicht löschen!

Diese dürfen NICHT gelöscht werden!

Besitzer Typen definieren um welche Art von Besitzer es sich handelt. Die Typen Person, Raum und Schrank sind dabei Standard.

Das System unterscheidet grundlegend in zwei Hauptkategorien: Personen und Lagerorte.

Zusätzlich zu den Standard Typen kann z.B. ein Typ Auto und ein oder mehrere entsprechende korrespondierenden Besitzer mit z.B. dem Nummernschild als Namen angelegt werden.

Mittels Funktion „Besitzer Typ erstellen" können neue Benutzer Typen erstellt werden.

Administration

Einstellungen

In den Einstellungen werden Globale Informationen zum Unternehmens, welches das Inventar verwaltet hinterlegt.

• Firmenname Firemenname des Unternehmens, welches das Inventar verwaltet.
• Administrator (optinal) Der Name des Portaladministrators*
• Logo Firmenlogo*
• Server Version (nur lesend) die Portal/Serverversion der aktuellen DASETWAS Instanz
• Instanz-GUID (nur lesend) die eindeutige ID der aktuellen DASETWAS Instanz
• Self Service Rückgabe zulassen
• Onlinehilfe URL Hier kann eine abweichende (Firmeninterne) Hilfeseite hinterlegt werden.*
• Datenschutz URL Hier ist die URL zur Datenschutzerklärung des Unternehmens, welches das Inventar verwaltet, zu hinterlegen.
• Impressum URL Hier ist die URL zum Impressum des Unternehmens, welches das Inventar verwaltet, zu hinterlegen.
• Standard Etiketten Layout Hier ist ein Standardlayout für den Etikettendruck zu hinterlegen

*Wird auf dem Dashboard angezeigt

Benutzer

Zum Anlegen eines Benutzers, das Menü „Benutzer" unter dem Punkt Administration aufrufen.

Mittels „Benutzer erstellen", wird ein neues Benutzerkonto erstellt.

In der Sektion Allgemein, sind die Stammdaten des Benutzers einzugeben. Die Mailadresse muss hierbei einmalig sein.

Kontosicherheit

Über das Dropdown-Menü am Benutzernamen (obere rechte Ecke) kann die Kontosichierheit aufgerufen werden.

In der Kontosicherheit kann das Passwort den aktuellen Benutzers geändert werden.

Zudem besteht die Möglichkeit die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren

Mehr Sicherheit

Wir Empfehlen für mehr Sicherheit ausdrücklich die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Dashboard Einstellung

In der Sektion „Dashboard Einstellung" kann festgelegt werden, welche Informationskacheln dem jeweiligen Benutzer auf den Dashboard angezeigt werden.

Folgende Kacheln stehen standardmäßig zur Verfügung:

• Übersicht Inventarzustand: Zeigt den Statusmix des Gesamtinventars an. Diese Kachel kann nicht ausgeblendet werden.
• Inventar bedarf Beachtung: Zeigt Inventar mit Status ≠ OK
• Inventar mit fälliger technischer Prüfung: Zeigt Inventar bei dem das Datum im Feld „Nächste technische Überprüfung" <= dem heutigen Datum ist
• Inventar mit fälliger physischer Prüfung: Zeigt Inventar bei dem das Datum im Feld „Nächste physische Überprüfung" <= dem heutigen Datum ist
• Inventar mit bald auslaufendem Leasing: Zeigt Inventar bei dem das Leasing abgelaufen ist bzw in den kommenden 90 Tagen ablaufen wird
• Meine Reservierungen: Zeigt das Inventar an für das der Benutzer eine aktive bzw. zukünftige Reservierung eingetragen hat
• Systeminformationskachel: Zeigt entsprechend dem Namen Systeminformationen wie Lizenzinformationen, Systemversion, URL, ... an

Abschließend muss das initiale Passwort und die Benutzergruppe festgelegt werden.

Zur Information

Benutzer können keine Benutzer anlegen oder die Benutzergruppe ändern.

Apps

Android

In dieser Übersicht, können alle Inventare eingesehen werden, in denen der App-Benutzer dem aktuelle Besitzer des Inventars enspricht	In der Scann Maske kann der Anwender Inventar für sich, für eine Drittperson entgegennehmen oder per Self-Service an einen Lagerort zurückgeben.	In der Einrichtung ist die Server URL sowie der generierte API Key des Benutzers einzutragen.

iOS

In dieser Übersicht, können alle Inventare eingesehen werden, in denen der App-Benutzer dem aktuelle Besitzer des Inventars enspricht	In der Scann Maske kann der Anwender Inventar für sich, für eine Drittperson entgegennehmen oder per Self-Service an einen Lagerort zurückgeben.	In der Einrichtung ist die Server URL sowie der generierte API Key des Benutzers einzutragen.

Download

Android Download (PlayStore)

Windowsclient

API

dasetwas Fleetmanagement kann über eine öffentliche API angesprochen werden um z.B. eine Integration in vorhandene System zu ermöglichen.

Die Dokumentation dazu befindet sich jedoch noch im Aufbau.